Hyvä hallintotapa Suomi-yhtiössä

Suomi-yhtiön toiminta perustuu voimassa olevien lakien sekä niiden nojalla annettujen viranomaismääräysten ja muiden normien noudattamiseen. Suomi-yhtiö noudattaa keskinäiselle yhtiölle soveltuvalla tavalla listayhtiöille annettua suositusta hallinnointi- ja ohjausjärjestelmistä (Corporate Governance).

Yhtiökokous

Suomi-yhtiön yhtiökokouksena toimii vakuutuksenottajien keskuudestaan postivaaleilla valitsema 75-jäseninen edustajisto. Se käsittelee tavanomaiset yhtiökokoukselle kuuluvat asiat. Toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja yleensä valtaosa muistakin hallituksen jäsenistä on läsnä yhtiökokouksessa. Edustajisto kokoontui vuonna 2005 yhden kerran. Edustajiston kokoonpano on esitetty oheisella sivulla.

Edustajisto on asettanut keskuudestaan kolmijäsenisen nimitysvaliokunnan. Sen tehtävänä on valmistella yhtiökokoukselle esitykset hallituksen jäsenten lukumäärästä, hallituksen puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta ja muista jäsenistä sekä heidän palkkioistaan. Nimitysvaliokunnan kokoonpano on esitetty oheisella sivulla.

Hallintoneuvosto

Yhtiön hallintoneuvosto jatkaa toimintaansa vielä vuoden 2007 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti, jolloin se lakkaa. Hallintoneuvosto kokoontui vuonna 2006 kolme kertaa. Hallintoneuvoston kokoonpano on esitetty oheisella sivulla.

Hallitus

Suomi-yhtiön hallitukseen kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan 4 - 7 jäsentä. Jäsenmäärä on nykyisin viisi. Hallituksen jäsenet on valinnut hallintoneuvosto. Vuoden 2007 varsinaisesta yhtiökokouksesta alkaen hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muut jäsenet valitsee yhtiökokous. Hallituksen jäsenten toimikausi on yksi vuosi.

Hallitukseen valittavalla jäsenellä on oltava sellainen vakuutustoiminnan sekä talouselämän tai liiketalouden tuntemus, jota yhtiön hallitustehtävien hoitaminen edellyttää. Jäseneltä ei edellytetä yhtiön osakkuutta, yläikärajaa ei ole eikä uudelleenvalintaa ole rajoitettu.

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Hallitus on laatinut itselleen kirjallisen työjärjestyksen.  Tehtävänsä toteuttamiseksi hallitus

• päättää Suomi-yhtiön strategiasta ja valvoo sen toteuttamista
• päättää yhtiön vakuutusliikkeen tuottaman ylijäämän ja vapaan oman pääoman käytöstä vakuutuksenottajille annettaviin erilaisiin lisäetuihin
• tekee yhtiökokoukselle esityksen yhtiön tuottaman voiton käytöstä tai tappion käsittelystä
• hyväksyy sijoitussuunnitelman, jonka osana määritellään muun muassa sijoitusvaltuudet ja raportointi
• hyväksyy toimintasuunnitelmat, tavoitteet ja budjetit sekä valvoo niiden toteutumista
• hyväksyy riskienhallintasuunnitelman
• päättää merkittävistä yrityskaupoista, omaisuuden myynneistä ja sopimuksista
• nimittää ja vapauttaa toimitusjohtajan ja tämän sijaisen ja päättää heidän palkoistaan ja eduistaan sekä muista työsuhteen ehdoista
• päättää johdon ja henkilöstön palkitsemis- ja kannustusjärjestelmistä
• päättää jälleenvakuuttajien valinnasta ja jälleenvakuutuksen hajauttamista koskevista periaatteista
• asettaa vaalilautakunnan edustajiston vaaleja varten.

Hallitus kokoontui 10 kertaa vuonna 2006. Osallistumisprosentti oli 98.

Työskentelynsä tehokkuuden takaamiseksi hallitus arvioi itsearviointina vuosittain toimintaansa ja työskentelytapojaan.

Hallitus ei ole asettanut erillisiä valiokuntia.
Hallituksen kokoonpano on esitetty oheisella sivulla.

Toimitusjohtaja ja yhtiön johtoryhmä

Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa johtamalla yhtiön liiketoimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti ja valvoo, että yhtiö toimii lain, viranomaismääräysten, hyvän vakuutustavan ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti. Toimitusjohtaja ei ole hallituksen jäsen. Hän on kuitenkin läsnä hallituksen kokouksissa.

Toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot on määritelty hallituksen hyväksymässä toimitusjohtajasopimuksessa.

Toimitusjohtajaa avustaa yhtiön johtoryhmä. Toimitusjohtaja ja johtoryhmä on esitelty oheisella sivulla.

Palkitseminen

Yhtiöllä on tulospalkkiojärjestelmä, jonka piiriin kuuluu yhtiön koko henkilöstö. Hallitus ei kuulu palkitsemisjärjestelmän piiriin. Hallitus on hyväksynyt palkitsemisjärjestelmän ja se päättää vuosittain siihen liittyvistä tulostavoitteista.

Tulospalkkioiden suuruuden pääperusteena on tilivuonna aikaansaatu yhtiön nettovarallisuuden muutos lisättynä vakuutuksenottajille annettujen lisäetujen määrällä. Toimitusjohtajan ja johtoryhmän jäsenten maksimitulospalkkio on kuuden kuukauden palkka.

Suomi-yhtiö kertoo tilinpäätöksensä liitetiedoissa maksettujen palkkojen ja palkkioiden määrän toimielimittäin. Yhtiön näkemyksen mukaan tämä informaatio on riittävä keskinäisen yhtiön kohdalla.

Sisäinen valvonta, riskienhallinta ja sisäinen tarkastus

Yhtiön noudattamia riskienhallintaperiaatteita on selvitetty erikseen tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Yhtiön toiminnalle on ominaista useimpien käytännön toimintojen ulkoistaminen. Ulkoistamista hallitaan pitkäkestoisilla ulkoistamissopimuksilla. Näissä sopimuksissa on sovittu myös yhtiön ja ulkoistetun palvelun tuottajan välisestä vastuunjaosta ongelmatilanteissa. Ulkoistetun palvelun tuottajan sisäisen tarkastuksen tehtävä on valvoa, että palveluntuottaja toimii sopimuksen mukaisesti. Suomi-yhtiöllä ja sen tilintarkastajilla on oikeus saada yhtiön tilintarkastuksen sekä sisäisen valvonnan ja tarkastuksen tarvitsemat tiedot ulkoistetun palvelun tuottajalta.

Tilintarkastus

Hallitus valmistelee vuosittain yhtiökokoukselle ehdotuksen tilintarkastajaksi. Vuonna 2006 pidetty varsinainen yhtiökokous valitsi tilintarkastajiksi KHT-yhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:n ja KHT Leena Rajalan. Päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Juha Wahlroos.

Tilintarkastusyhteisölle ja samaan konserniin kuuluville yhteisöille maksettiin vuonna 2006 palkkiota tilintarkastuksesta 135 464 euroa ja erilaisesta neuvonnasta ja konsultoinnista 549 euroa. Palkkiot sisältävät arvonlisäveron.

Viranomaisvalvonta

Suomi-yhtiötä valvoo Vakuutusvalvontavirasto, jonka tavoitteena on vakuutus- ja eläkelaitosten vakaa toiminta sekä luottamuksen säilyminen vakuutustoimintaan.
Lisätietoja
www.vakuutusvalvonta.fi

Tiedottaminen

Yhtiöllä on omat kotisivut Internetissä. Suomenkielisillä kotisivuilla esitetään listayhtiöiden hallinnointi- ja ohjausjärjestelmää koskevan suosituksen mukaiset asiakokonaisuudet siltä osin kuin ne ovat relevantteja keskinäiselle yhtiölle. Keskinäisyyden vuoksi relevantteja tietoja eivät ole osakkeisiin ja osakkeenomistajiin liittyvät tiedot.